Многим организациям необходима оптимизация всех документов. Такой процесс позволит значительно сэкономить время на подготовку всех документов, уменьшить количество выполнения различных процессов и повысить финансовый уровень. Так, для учета документов можно воспользоваться специальной программой «АрендаSoft», которая позволяет упростить процессы оформления договоров, освободить трудовой ресурс и улучшить показатель работы с клиентской базой. Можно узнать больше о программе на arendasoft.ru/realizaciya-ucheta-dokumentov-v-kompanii-v-programme-arendasoft.
Назначение
Учет документооборота – неотъемлемая составляющая любой организации, поскольку он позволяет контролировать бизнес. Помимо того, учет необходим для обеспечения следующих моментов:
- Соблюдение законодательных актов.
- Регулярное отслеживание передачи документов между специалистами одной компании.
- Проведение актуализации сведений, осуществление контроля за достоверностью данных.
- Установка состава и количества документов из архива.
- Контроль за сроком действия каждого договора, контроль исполнения всех обязательств обеих сторон.
- Проведение унификации.
- Получение статистических данных.
- Осуществление оперативного поиска необходимых сведений по базе клиентов.
Достоинства
Применение программы «АрендаSoft» сопровождается следующими преимуществами:
- Все сведения сохраняются в облаке на современных порталах, обеспечивая, таким образом, повышенную защиту и скорость получения данных.
- Регулярное копирование сведений на несколько порталов, что не позволяет потерять данные.
- Возможность использовать программу с разных устройств.
- Программа позволяет работать группами, равномерно распределяя обязанности.
- Возможность свести риск ошибок к минимуму.
- Осуществление контроля каждого договора.
- Правильное оформление документов, используя шаблоны.
- Своевременное и быстрое отправление договора.
Правила проведения
Сегодня учет документов осуществляется, придерживаясь нескольких методов. Так, наиболее устаревшим следует считать физический архив. Такая документация обладает небольшими сроками службы и подвергается внешним воздействиям – кражам, пожарам, потопам и прочему.
Электронный архив – хранение документов на ПК одного сотрудника. Такой вариант отличается большей безопасностью, но все же не может свести риски утраты данных к минимуму.
Использование электронного архива на сервере – способ, позволяющий работать с данными сразу нескольким сотрудникам, что значительно увеличивает производительность штата и уменьшает затраты. Архив в облаке – более защищенный процесс хранения документов, который позволяет получать доступ к данным с помощью сети Интернет.
