Любой строительный проект это множество расходов, более половины которых приходится на закупку материалов. Чтобы избежать путаницы и нервотрепки по поводу платежей, важно держать счета в упорядоченном виде и четко отслеживать ход каждой сделки. Для этого и нужно организовать реестр счетов на оплату. Это совокупность документов на оплату, по которой можно при необходимости посмотреть правовую информацию, проанализировать поставки, отследить хронику бухгалтерии. Имея такую базу, легко контролировать эффективность процессов и взаимоотношения с контрагентами.
Как хранить этот архив
Многие строительные организации недооценивают серьезность задачи и считают достаточно хорошей идеей просто принимать от контрагентов и сохранять бумажные документы, безо всяких инноваций. Однако это большой риск — физически бумаги не самый надежный способ хранения данных. Они могут легко потерять читаемость, погибнуть или потеряться — особенно в результате форс-мажоров или человеческого фактора. Да и просто это нецелесообразно, поскольку быстро разыскать нужный документ в большом массиве бывает проблематично, либо необходимо продумывать и организовывать строгую и подробную систему учета.
Это тормозит работу компании, увеличивает временные и трудовые затраты на решение вопросов, связанных с оплатой каждого счета. Одним словом, для экономии времени и уверенности в доступе к счетам независимо от судьбы бумажных носителей логично обратиться к более технолигичным альтернативам. Благо, сегодня доступны цифровые сервисы учета, умеющие многое делать в автоматическом режиме и оптимизирующие документооборот. Например, сервис «Майснаб».
Как сервис работает?
- Загрузить информацию по счету можно в ручном или автоматическом режиме. Программа считывает реквизиты, номенклатуру, плательщика и поставщика.
- Данные хранятся в облаке.
- У архива нет срока годности — внесенные документы никуда не денутся, при необходимости вы сможете легко поднять их в любой момент.
- Цветовая маркировка наглядно показывает стадию обработки. Вы будете моментально вычленять глазами информацию о том, на каких фазах согласования, оплаты и доставки находятся заказы.
- Система поиска и фильтрации результатов позволяет легко находить нужный документ. Чтобы сузить круг поиска, нужно отсортировать счета хотя бы по одному признаку: дате выставления, оплаты или доставки, статусу любой из этих операций, данным контрагенте, о лице, уполномоченном согласовывать счет, или о специалисте по снабжению, который отвечает за заявку. Также можно отобрать счета по принадлежности к определенному проекту.
