Составляя проект, или планируя цикл определенных действий, необходимо учесть разные задачи, критерии, показатели и другие факторы. Чтобы сделать это планомерно, составляется чек-лист.
Данный перечень помогает систематизировать все показатели, увязать их друг с другом. Чтобы выполнить действия в нужном порядке, необходимо знать правила составления чек-листа.
Основные правила
Жестких требований в этом процессе нет, важно, чтобы все было сделано понятно для составителя и исполнителей. Однако в общем рекомендуется учитывать следующие факторы:
- Определить цель составления чек-листа, какие задачи должны быть решены после выполнения всех пунктов.
- Перед составлением нужно представить весь процесс выполнения задания от первого действия до последнего, разбить виртуально его на этапы, и для каждой стадии задать пункт в перечне задач.
- Требуется записать все шаги выполнения задания. Здесь руководствуются принципом – лучше записать больше мелких этапов, чем пропустить важный.
- Вся информация в чек-листе должна быть структурирована по блокам и разделам, охватывающим однотипные действия, задания, функции и другие параметры.
- Любые термины, понятия и формулировки должны трактоваться однозначно всеми участниками процесса, также это касается выполнения заданий.
- После составления чек-листа, его рекомендуется оптимизировать, убрать дублирующие задачи, формулировки или избыточные определения.
- При составлении чек-листа требуется соблюдать оптимальный объем по количеству и составу пунктов, чтобы не перегружать и не рассеивать внимание.
Советы
Если нет опыта самостоятельного составления, то изучить примеры других чек-листов, задания по которым совпадают по тематике и были успешно реализованы. Дальше самостоятельно составить простые перечни в несколькими пунктами и опробовать их выполнение.
Только уже имея опыт составления и реализации простого чек-листа, можно приниматься за оформление более сложных вариантов. Исключаются расплывчатые или приблизительные формулировки. Задачи должны быть четкими, важно предусмотреть сроки их выполнения. Это дисциплинирует всех участников процесса. Однако задания, время исполнения и другие параметры должны быть реалистичными, учитывать возможности, квалификацию исполнителей, наличие ресурсов.
Иногда потребуется дать комментарии или ссылки для отдельных пунктов. Важно изучить полноту самого чек-листа, контролировать его выполнение по этапам.
