Современные компьютерные методы обработки, анализа и хранения информации делают документооборот точным, надежным и удобным. Однако необходимо создать условия, чтобы все имеющиеся бумаги были оцифрованы, хранились в облаке или на жестком диске.
Требуется использовать одинаковые правила формирования документов для всех структурных подразделений. Весь комплексный процесс такого типа называется автоматизация документооборота.
Правила
Важнейшим требованием процедуры автоматизации является действия по единому регламенту и условиям, чтобы не возникало разночтений и других негативных явлений. В этом случае учитываются государственные законы и нормативы, предъявляемые к документам, внутренние положения работы организации или компании.
Среди других правил, которые следует выполнять в процессе автоматизации, выделяют:
- Разрабатывается четкий регламент и доводится до сведения всех исполнителей.
- Назначаются ответственные сотрудники, которые контролируют процесс и осуществляют все этапы действий.
- Проводится предварительная оценка имеющейся первичной документации, определяются процедуры ее создания и оформления.
- Разрабатывается и внедряется порядок регистрации всех документов, чтобы избежать дублирования или пропажи.
- Выбирается программа автоматизации лучше всего подходящая для конкретной компании или организации, учитывающая поток документации и ее разнообразие.
- Система устанавливается на компьютеры, подключается оргтехника, которая будет учитывать или сканировать физические версии документов.
- Персонал проходит обучение процедуре автоматизации.
Советы
Важнейшим фактором успешности данного процесса является сочетание правильного регламента, выбора наиболее подходящей программы и уровень подготовки персонала. Сбой или недостаточный уровень возможностей на любом участке приведет к проблемам.
Прежде всего не нужно экономить на выборе системы автоматизации и подготовке сотрудников. Проблемы с документооборотом могут вызвать гораздо большие затраты на исправление последствий.
Должно быть подготовлено положение об автоматизации документооборота, где по пунктам указываются все требования к самому процессу и сотрудникам, его проводящим. Все участники должны четко знать это положение и руководствоваться им в своей повседневной деятельности.
Сама система документооборота интегрируется в общие действия компании, организации или предприятия.
