Выбор места для работы – это гораздо больше, чем просто поиск помещения с четырьмя стенами. Такое решение напрямую сказывается на том, насколько слаженно будет трудиться команда, на ее настроении и даже на впечатлении, которое компания производит на клиентов и партнеров. Если все продумать заранее, можно уберечь себя от незапланированных расходов, подобрать оптимальный для себя формат рабочего пространства и не столкнуться с досадными ограничениями в будущем.
С чего же начать? Прежде всего, с определения собственных потребностей. Попытка просто найти «что-нибудь» часто приводит к компромиссам, которые потом мешают работе. Поэтому первый шаг – это честный ответ на вопрос, какое именно пространство необходимо для решения конкретных задач. Именно благодаря точной формулировке целей удается найти и успешно снять помещение в аренду без лишних хлопот и разочарований.
Что определить перед арендой
Первоочередная задача – конкретизировать тип и размер необходимого пространства. От этого зависит и стоимость аренды, и функциональность помещения. Нужды у всех разные, поэтому стоит отталкиваться от специфики деятельности. Вот несколько распространенных вариантов:
- отдельный кабинет для сосредоточенной работы или конфиденциальных встреч;
- полноценный офис для размещения команды из нескольких человек;
- рабочее место в общем зале (опенспейсе) для фрилансера или стартапа;
- переговорная комната для проведения совещаний или презентаций клиентам.
Определившись с форматом, нужно составить список параметров, которым должен соответствовать офис. Это те самые условия, без которых работа будет некомфортной или вовсе невозможной. Сюда могут входить стабильный высокоскоростной интернет, круглосуточный свободный доступ в помещения, наличие парковки для себя и для гостей, а также система безопасности.
Кроме того, стоит заранее продумать окружение. Недостаточно оценить только саму «коробку». Атмосфера в здании, работа управляющей компании, наличие общей кухни или зоны отдыха – все это формирует ежедневный комфорт. Качественный сервис и адекватное управление со стороны арендодателя помогают решать множество бытовых проблем, освобождая время для основной деятельности.
Бюджет, условия и скрытые расходы
Финансовая сторона вопроса – одна из самых многогранных. Классическая аренда обычно складывается из нескольких составляющих, которые нужно учитывать при планировании бюджета. Как правило, итоговая сумма формируется из:
- арендной ставки, которая чаще всего рассчитывается за квадратный метр;
- коммунальных платежей (электричество, вода, отопление);
- эксплуатационных расходов (уборка, охрана, обслуживание здания);
- обеспечительного платежа, который вносится при заключении договора.
Современные сервисные пространства, такие как коворкинги, меняют этот подход. На сайте point2meet.ru можно найти готовые решения, где в единый платеж уже включено все необходимое для работы: от мебели и интернета до уборки и напитков на кухне. Такая модель упрощает финансовое планирование, делает расходы абсолютно предсказуемыми. Для любого дела, особенно на старте, это огромное преимущество. Подобный формат избавляет от необходимости делать ремонт, закупать мебель и оргтехнику, заключать договоры с провайдерами и клининговыми службами. Экономия времени и сил в конечном счете напрямую влияет на итоговую стоимость владения рабочим пространством.
Просмотр и проверка помещения
Когда подходящее предложение найдено, наступает этап личного визита. Осмотр – это не только замер площади и проверка состояния ремонта. Это возможность оценить всю инфраструктуру целиком.
- Как выглядит входная группа?
- Есть ли удобная зона ожидания для посетителей?
- В каком состоянии общие пространства: коридоры, кухня или лаунж-зоны?
Описанные детали создают общее впечатление об успешности бизнеса и влияют на рабочую атмосферу не меньше, чем вид из окна.
В таком мегаполисе, как Москва, каждое достойное предложение быстро находит своего арендатора. Поэтому возможность оперативно занять готовое место в подходящем районе – огромное преимущество. Сервисные офисы и коворкинги снимают с арендатора большинство рисков и организационных задач. Не нужно ждать подключения интернета или искать, кто будет выносить мусор. Вся инфраструктура уже настроена и функционирует. Это означает, что начать работу можно буквально в день подписания договора, не теряя драгоценного времени на обустройство.
Чтобы аренда рабочего места не принесла неприятных сюрпризов, необходимо заранее сформулировать свои требования, рассчитать бюджет и обратить внимание на уровень сервиса. Гибкие офисы и коворкинги сегодня закрывают основные потребности арендаторов. Они предоставляют удобное, полностью оборудованное пространство, прозрачные финансовые условия и возможность приступить к задачам немедленно, без долгих подготовительных этапов.
