Контроль регистрации и явки — один из самых важных аспектов при организации офлайн-мероприятия. От того, кто подтвердил участие, кто пришёл, а кто не явился, зависит логистика, рассадка, кейтеринг, количество материалов и общее впечатление от события. В то же время ручной учёт списков, отметки в Excel и переклички на входе — устаревшие и затратные по времени решения. Бот может взять на себя эту часть работы и полностью автоматизировать процесс.
Используя чат-бота в мессенджерах (Telegram, WhatsApp, ВКонтакте), организатор получает не просто цифровую замену табличке, а полноценную систему учёта и напоминаний, работающую в реальном времени. Всё, что требуется — заранее спланированный сценарий, шаблон регистрации и доступ участников к мессенджеру.
Какие задачи решает чат-бот по регистрации и явке
1. Предварительная регистрация с подтверждением
Участник переходит в бот по ссылке или QR-коду, указывает имя, контактные данные, выбирает формат участия (онлайн/офлайн) и получает подтверждение. Можно настроить:
– сбор дополнительных данных (город, компания, должность)
– фильтрацию по статусу (VIP, партнёр, спикер, зритель)
– ограничение количества участников в каждом блоке
– автоматическую выдачу электронного пропуска или номера
2. Уведомления и напоминания
Перед мероприятием бот отправляет напоминания:
– за сутки: «Подтвердите, пожалуйста, ваше участие»
– за 2 часа: «Сегодня ждём вас в 17:00 по адресу…»
– за 10 минут: «Скоро начинаем! Приятной дороги»
Если участник не подтвердил явку, бот может отправить повторное уведомление или предложить освободить место для другого человека. Это особенно важно при ограниченном числе мест.
3. Отметка о прибытии
На входе участник показывает QR-код из бота или нажимает кнопку «Я пришёл». Бот регистрирует факт явки и может:
– добавить отметку в таблицу
– отправить организатору уведомление
– открыть доступ к материалам
– активировать участие в розыгрыше, квесте или активности
Если нужно, бот может даже подсчитать количество пришедших и сообщить, сколько человек в зале — полезно для логистики и кейтеринга.
4. Реальное отслеживание явки
Организатор в любой момент может:
– посмотреть список зарегистрированных
– отфильтровать тех, кто пришёл
– увидеть, кто не подтвердил участие
– отправить дополнительное сообщение «Вы с нами?»
Такая прозрачность позволяет быстро реагировать: дозаполнить места, рассадить гостей, перераспределить ресурсы.
5. Интеграция с CRM, таблицами и командным чатом
Все данные из бота можно автоматически отправлять:
– в Google Таблицу для анализа
– в CRM-систему для сегментации
– в Telegram-чат организаторов, где появляется сообщение: «Иван Иванов (гость) пришёл на регистрацию в 16:45»
Таким образом, команда остаётся в курсе без необходимости держать дежурного у списка.
Почему это удобно и для гостей
– Не нужно распечатывать билеты
– Не нужно стоять в очереди на ручную регистрацию
– Все данные хранятся в одном месте — прямо в мессенджере
– Возможность быстро задать вопрос через бота
– Уверенность в том, что их участие подтверждено и учтено
Как всё реализовать на практике
Платформа BotMan.pro позволяет выстроить такой сценарий шаг за шагом:
– регистрация с анкетой
– подтверждение участия
– генерация уникального кода
– учёт прихода
– отображение статуса участника
– интеграция с таблицами и уведомлениями
Можно использовать шаблоны, а можно собрать полностью индивидуальный сценарий. Главное — вы получаете инструмент, который работает без сбоев, 24/7 и не требует технической поддержки на месте.
При написании статьи частично задействована информация с сайта botman.pro — сервис чат ботов и отслеживание регистраций
Дата публикации: 21 апреля 2022 года
