Вся документация любой организации (бухгалтерская, налоговая и прочие), должна храниться в архиве на протяжении нескольких десятков лет. Такие документы, как правило, накапливаются и достигают большого количества, поэтому хранить их в офисном помещении крайне неудобно и небезопасно. Чтобы решить такую задачу, документы отправляют на специализированные склады, заказывая услуги хранения документов на www.smartburo.ru.
Достоинства
Главными преимуществами архивного хранения документации на складских помещениях заключается в некоторых особенностях:
- Возможность освободить помещение в офисе.
- Обеспечение большей защиты важным документам, поскольку доступ к ним будете иметь только вы и ответственное лицо склада.
- Все документы хранятся в определенных условиях, придерживаясь установленных норм и требований, что позволяет сохранить документацию на длительные годы.
- Такие услуги обладают невысокой стоимостью.
- Высокий показатель качества хранения документов, поскольку на складах не будет скапливаться пыль и грязь, что не будет вызывать дополнительных трат на уборку помещения.
Правила
Хранение документации должно выполняться с помощью специальных боксов, расположенных в стеллажах. Такие боксы обладают сухим и теплым климатом. Все боксы должны плотно закрываться и не должны позволять проникать к документам влаге, лучам солнца или пыли, что может привести к образованию парника. Если документация будет неправильно размещена, она может быть подвержена деформации, процессу выцветания, либо размытию записей.
В месте, где будет осуществляться архивное хранение документации, не должны наблюдаться сквозняки. Также следует понимать, что все документы должны быть перебраными и отсортированными в определенном порядке, чтобы, в случае надобности, их можно было найти и воспользоваться ими. Помимо того, документы можно отсортировать по папкам, коробкам, либо углам. Главное, чтобы такие действия не вызывали нарушения общих условий сбережения документов.
Склады позволяют хранить такие документы, как отчеты, рукописи или юридические и физические бумаги, независимо от их уровня. Склады предлагают для хранения бумаг специальные помещения, боксы, шкафы и стеллажи, независимо от формата бумаг. При необходимости сохранить нестандартный размер документов, можно воспользоваться соответствующими архивными ящиками.
